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仕事等で書類の整理整頓に困った際に、綺麗に収納できて便利に利用できるのがパーツキャビネットです。ここでは、パーツキャビネットが整理整頓に役立つ良さについてお届けします。

整理整頓のメリット・デメリット

整理整頓しないデメリットとは？

そもそも、書類の整理整頓ができていないと、それは日々のオフィスワークでも多くのデメリットに繋がります。例えば、仕事で必要な書類をすぐに取り出す事ができなかったり、書類が一体どこにあるのか分からなくなったり、毎回書類を探さなければいけない機会が多くなります。それは、貴重な仕事時間や労力を必要以上に割く事になります。
また、整理整頓しないままというのは、物のスペースを無駄に多く使用している事もあったり、必要の無い書類に気付かないままいたり、書類があちこちに散乱してしまっていたり、雑然とした見た目になってしまいます。書類がしっかり管理されないまま散らかったままでは、その人の仕事環境に悪影響を与えるだけでなく、精神的な面においても大きく影響を及ぼします。

整理整頓するメリットとは？

パーツキャビネットで書類を整理整頓する際のポイント

不要書類を見極めて処分する

パーツキャビネットで書類を整頓する際、まず初めに必要書類と不要書類を分ける事がポイントです。不要書類は処分して、必要書類をパーツキャビネットに収納するようにします。なので、不要書類は自分が気付いた時点ですぐ処分すると、書類を溜める事なく必要書類だけを常にしっかり管理する事ができます。
また、不要・必要の判断がしにくい書類は、別のパーツキャビネットを用いて廃棄処理一時置き場を設けて、書類を分けて保管しておくのもお勧めです。そうする事で、不要書類と必要書類の紛れ防止にも役立ちます。

必要に応じて書類を大きく分類する

必要書類は、大きくカテゴリーに分類した上で整頓する事で、上手くパーツキャビネットを活用する事ができます。書類整理と言うと細分化してしまう人もいますが、細分化のし過ぎはかえって整頓が大変になって上手くいきません。分類する事ができない書類が出てきたり、整理したにも関わらず必要書類をすぐ取り出せなかったり、色々大変になります。
なので、まず書類整理では大きくカテゴリーに分類し、大きな枠組みから分類する事で、書類の整理整頓を効率良く行う事ができます。

見て把握できるBOX作り

仕事での必要書類の整理整頓では、ただ書類を分類すると言う事の他にも、分類した書類を上手に使って効率良く仕事を行っていける事が大事になります。なので、パーツキャビネットで書類を整理する際には、「一目で何の書類が保管されているか把握する事ができる！」と言う所が大切なポイントになります。見た目を分かりやすくする為の工夫では、色別で分類したり、ラベルプリンターで関連書類の題名や分類名を書いたり、誰がパッと見ても書類の保管場所が分かるBOX作りがコツです。

書類の整理整頓に便利なパーツキャビネット

パーツキャビネットが活用される理由とは？

簡単に書類を収納できる

書類を片付けないままでいると、「探したい書類がすぐに見つからない！」と言うのが最大のデメリットですよね。場合によっては、いつの間にか必要書類が見つからないまま紛失してしまう事もあります。そうならない為にも、パーツキャビネットを活用して必要書類はもちろんですが、文房具、機器等、綺麗に収納して保管する事ができます。整理整頓が苦手な人でも簡単に職場のデスク周りを綺麗に片付ける事ができるので、そう言った所も人気の秘訣になっています。

書類を分類して整頓しやすい

例えば、仕事のクライアントや上司から渡された資料等、デスクの脇に置いたままでいると、いつの間にか資料や書類の山ができてしまう事もありますよね。そんな時にもパーツキャビネットは、書類を分類して保管できるので便利になっています。また、BOXの引き出しには、何が保管しているか記載できるようになっているので、例えば「会議資料」「クライアント」といった具合に分類して、その引き出しに資料や書類を保管しておく事ができます。このように、しっかり分類分けして分かりやすく管理できる所が支持されています。

机上で書類保管しやすい

そもそも保管と言うのは、必要な時にすぐに取り出せる状態で物を管理している事で、パーツキャビネットはまさに保管に最適なBOXになっています。例えば、机上で必要書類を管理する際に、BOXの引き出し部分に「営業」「顧客管理」「企画」等、自分が行っている業務を分類して業務ごとに書類を分けて管理する事ができますよね。また、パーツキャビネットというのは、BOXのサイズが机上に置いておく事ができるサイズになっているので、机上で書類保管できる所も、利便性に優れており人気があります。

パーツキャビネットの機能性の良さとは？

A4サイズの書類が入る

大体仕事の書類と言うのは、A4サイズが多いですよね。パーツキャビネットは、A4サイズの書類が入るBOXになっているので、多くのオフィスシーンで活躍できるアイテムになっています。パーツキャビネットは、多くの書類を整理すると言うよりも、すぐ使用する必要書類や資料等を保管する為に便利に活用できるBOXです。なので、自分のデスクに書類を出しっぱなしにする事なく、机上にパーツキャビネットを置いて保管できます。
パーツキャビネットには、引き出し部分に収納書類が記載できるラベルがあるタイプが多いので、書類の管理もしっかり行う事ができます。引き出しの深さも色々あって、例えば、4段BOXのパーツキャビネットでも、浅型の引き出しが3段に深型の引き出しが1段と言うように、深さが異なったBOXになっている事もあります。

使い勝手が便利

パーツキャビネットは、基本的に5段・6段タイプのBOXが多く販売されているのですが、メーカーによっては、段を自分の利用に合わせて2段にしたり4段にしたり、使い勝手良く利用できるタイプのものもあります。また、「一時的に書類を整理したい」「よく使う書類をまとめておきたい」そんな時にも便利に利用する事ができます。机上のちょっとしたスぺースや卓上等にも置く事ができます。また、パーツキャビネットが2台セットになって販売されているタイプもあるので、BOXを重ねて使用する事ができたり、横に並べて使用する事ができたり、色々な使い方が可能です。

まとめ

パーツキャビネットの活用は、仕事で求められる作業効率にも大きく貢献できる便利アイテムです。デスクの上がきちんと整理整頓されている事は、仕事がスムーズに進む事に繋がります。整理整頓が苦手な人でも簡単に活用して整理できるので、是非、皆さんもパーツキャビネットを書類の整理整頓に活かしてみて下さいね。

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